Automação de Processos: quais os benefícios para sua empresa?

automação de processos
Por Thiago Schoba
21/12/21

Para quem trabalha com negócios, sejam eles pequenos ou grandes, a prática de automatizar tarefas é essencial quando se quer ganhar maior produtividade empresarial.

Manter a maior parte da carga operacional automatizada, ou seja, a automação de processos, pode ser um dos grandes caminhos para o sucesso. No entanto, quão bem você compreende esse assunto?

Nesse artigo iremos detalhar mais essa prática para que você possa compreender como ela funciona e como ela pode ser implementada dentro da sua indústria. Boa leitura!

Saiba como otimizar o tempo de processos da sua empresa!

O que é a automação de processos?

A técnica de automação de processos diz respeito a substituição de atividades manuais pelo uso de tecnologia e a integração de sistemas, como podemos ver dentro da indústria 4.0, impactando positivamente a produtividade de uma empresa.

De forma estrutural, portanto, serão implementadas atividades que fazem uso da tecnologia para realizar o que já é feito manualmente, sejam tarefas repetitivas ou não.

Todas essas atividades de automação fazem parte da gestão dos processos de uma empresa. Entre os tipos de processos de automação, podemos citar automações de:

  • Vendas;
  • Marketing;
  • Recursos financeiros
  • Contratos;
  • Propostas.

Quais os benefícios da automação de processos?

benefícios da automação de processos

Como falamos, a automação de processos visa trazer maior produtividade empresarial ao negócio. E por ser uma prática positiva para a empresa, iremos falar sobre todas as vantagens dessa automação.

Redução de tempo

A principal vantagem da otimização de processos é a redução de tempo na execução de atividades. O uso de tecnologia vai reduzir o tempo para realização das tarefas que, quando feitas manualmente, levariam mais tempos devido às limitações humanas.

A produtividade está bastante relacionada com o fator de otimização do tempo. Isso acontece pois com a automatização de tarefas manuais, os colaboradores vão ter mais tempo livre para se dedicar a outras atividades mais estratégicas dentro da empresa.

Geração de relatórios

Um dos pontos que se beneficia bastante com a redução de tempo é a geração de relatórios.

A atividade de montar esse documento, quando atribuída manualmente,  vai demandar que o funcionário colete informações de diferentes lugares e elaborar o documento.

Esse processo vai levar mais tempo que se fosse feito a partir de um computador, por exemplo. Uma máquina será capaz de emiti-los de forma instantânea e de forma bem mais precisa.

Padronização de serviço

Outro ponto muito relevante em relação a essa automação é a padronização das tarefas. Quando tarefas são feitas de uma mesma forma, fica mais fácil de evitar falhas e incoerências na execução.

Ou seja, é possível reduzir as falhas humanas que, por sua vez, prejudicam o conceito de manter um padrão específico de qualidade, muito mais fácil de ser atingido com o auxílio da tecnologia.

Redução de gastos

O terceiro ponto em relação à automação de processos é a diminuição de gastos. Isso está bastante relacionado com a própria redução de erros, pois esses apresentam custos para a empresa, seja para manutenção ou correção do problema feito pela atividade manual.

Além disso, quando feita de forma eficiente, a automação de processos consegue identificar todas atividades da empresa e, assim, mapear quais são as atividades que não estão sendo produtivas e, realocar investimentos para outras áreas.

Integração de setores

A automação de processos dentro de uma empresa também é importante pois integra diversos setores facilitando a comunicação entre os departamentos. O processo de integração é importante para aprimorar o fluxo e o controle do trabalho.

Dessa forma, todas as partes envolvidas dentro da cadeia produtiva entendem as responsabilidades atribuídas a cada setor, de forma a melhorar a visão geral do negócio.

Transparência dos processos

Por fim, um último ponto que podemos trazer em relação aos benefícios da automação é a transparência dos processos.

Com as informações organizadas, centralizadas e integradas, é possível ter uma visão mais ampla do funcionamento da organização e, assim, criar uma relação mais transparente entre os colaboradores e os gestores.

Como automatizar os processos?

como automatizar processos

Agora que já falamos sobre as vantagens de automatizar os processos, está na hora de falar como isso pode ser executado na prática. Por isso, vamos trazer algumas dicas sobre esse tópico.

Junte a equipe

Em primeiro lugar, é essencial que toda a equipe esteja em sincronia e entenda a necessidade da automação. Ainda, todos os profissionais que têm alguma responsabilidade na orientação da automatização precisam estar à frente.

Essas pessoas irão tirar dúvidas dos outros profissionais para que o uso seja o melhor possível. A escolha pode ser também de uma equipe externa para oferecer maior apoio, servindo de suporte para a própria fornecedora da solução.

Documentos processos

O segundo ponto é em relação a documentação das atividades. Isso é essencial para evitar erros, principalmente quando acontecem mudanças de gestão. A documentação é essencial para casos em que são feitas alterações para implementar uma automatização.

Como os parâmetros mudam, é preciso ter as informações anteriores de referência caso, no futuro, sejam feitas novas adaptações.

Sem uma documentação, ou seja, sem a orientação, pode ser preciso desfazer todas as alterações. Esse problema vai gerar, ainda, perda de tempo e aumento de gastos.

Defina lideranças

É essencial que os líderes sejam muito bem estabelecidos na hora de automatizar determinados processos, visto que essa atividade está muito relacionada à gestão.

Com isso, fica mais fácil ter um controle assertivo de todas as mudanças, evitando futuros problemas. É comum que os gestores de setores sejam os responsáveis por toda a equipe.

Para que tudo isso fique muito bem estabelecido, é essencial que haja uma comunicação clara entre as partes envolvidas. Sem as delegações, o processo fica muito mais desorganizado e, assim, é bem mais difícil atingir o sucesso.

Utilize ferramentas

Por fim, o ponto crucial é conhecer bem quais são as ferramentas que mais fazem sentido para o seu negócio.

Se você trabalha com vendas online, investir em chatbots e ferramentas de e-mail marketing são maneiras de agilizar a abordagem em relação ao seu público.

Já para situações em que estamos falando de tarefas repetitivas, como a prática de embalagem de produtos, você pode investir em máquinas que aceleram esse processo também.

Como a INOBAG pode te ajudar na automação de processos?

Para quem trabalha com a entrega de produtos, uma das ferramentas que podem acelerar toda a etapa de embalagem é a máquina de embalagem industrial MV5X.

Sua principal função é embalar peças e produtos sólidos de forma unitária, múltiplos ou kits.   No entanto, ela faz isso de forma muito mais rápida, podendo ser até 5 vezes mais veloz do que de forma manual.

Saiba como otimizar o tempo de processos da sua empresa com a MV5X!

Conclusão

Ao longo do artigo podemos te mostrar a importância e as vantagens que a automação de processos pode oferecer para a sua empresa. Com o uso de ferramentas de automação, as chances do seu negócio se destacar no mercado são muito maiores!

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