Como organizar um depósito: 7 dicas que vale a pena conferir

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Por Thiago Schoba
05/05/22

Organizar um estoque é uma tarefa complexa e necessária, que gera muitos benefícios na cadeia logística. Não importa qual é o seu segmento: quanto mais organização, melhores são os resultados.

Cada produto que entra deve ser registrado, de modo que saia corretamente no prazo estimado. Deve ser fácil encontrar cada um e garantir que estejam em condições ideais de temperatura e segurança.

Mais regras surgem a depender do tipo de produto estocado.

Assim, é importante entender as melhores práticas quando falamos em como organizar um depósito. É necessário também buscar visibilidade e apoio da tecnologia para controlar melhor os itens, mesmo em uma escala crescente.

Com isso, você consegue agilizar as operações e evitar dores de cabeça no gerenciamento das mercadorias que entram e saem. 

A importância de saber como organizar um depósito

Organizar um depósito é crucial para a saúde das operações logísticas. Ao controlar isso, a empresa garante uma série de pontos positivos.

Um deles é o controle para evitar perdas de produtos. Ao gerenciar melhor o estoque e o layout do depósito, é possível evitar desaparecimento de itens que entraram e problemas que tornam essas mercadorias inacessíveis.

Desse modo, é viável obter maior agilidade no fluxo logístico. Afinal, na cadeia de suprimentos, velocidade é importante: um dos deveres é cumprir os prazos sem nenhum problema para não causar dificuldades para o processo seguinte. 

Cada agente deve fazer sua parte para gerar resultados ótimos para o consumidor final.

Pense em um estoque de peças automotivas ou de materiais de construção, por exemplo. É preciso seguir regras para não criar entraves na rotina de produção. Então, a organização do depósito se torna essencial.

Outro ponto positivo é a localização de itens. Para achar os produtos de forma mais fácil, é preciso ter uma boa lógica de organização e de registro.

Isso facilita inclusive o trabalho dos colaboradores, que não precisam se esforçar demais para cumprir suas funções.

Também vale mencionar que um centro de distribuição ou armazém que se organiza bem consegue otimizar sua reputação no mercado.

Dessa maneira, é fácil conseguir parcerias e relações de negócio com transportadoras, e-commerces e outras empresas.

Como organizar um depósito: 6 dicas fundamentais

Para te ajudar a entender como organizar um depósito, vamos finalmente mencionar algumas dicas de ouro. Acompanhe.

Defina as categorias dos produtos do depósito

Categorizar os produtos é uma forma de dividir bem o controle e garantir a atenção devida a cada classe de itens, de forma padronizada.

Cada categoria com mercadorias similares pode ser armazenada em uma seção, de acordo com as necessidades e os cuidados para cada produto.

Essas categorias podem ser definidas a depender das características: tipos, tamanhos, sensibilidade com relação a danos, etc.

Você pode também trabalhar com outras lógicas, a depender do que funciona melhor. A categorização é crucial para ajudar na localização dos itens, bem como no controle exato deles em softwares auxiliares.

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Cadastre todos os produtos que entram

Sobretudo, é crucial cadastrar todos os itens assim que entram no depósito. Nesse sentido, vale contar com o apoio de alguma ferramenta que registra os produtos e confere a eles algum número identificador ou código. 

É importante registrar as informações relevantes, como quem enviou o produto, para onde ele está destinado, qual é o prazo de expedição, as características e condições ideais de armazenamento, etc.

Cada produto naturalmente requer um conjunto de características diferentes. Alimentos, por exemplo, precisam de data de validade; peças precisam do tamanho; etc.

Esse cadastro bem feito ajuda nas tarefas de localizar, manusear e controlar exatamente a separação e a expedição.

Defina as responsabilidades 

O trabalho logístico é um trabalho coordenado, de várias etapas e funções. Então, é preciso definir muito bem as responsabilidades entre a equipe.

Separar os trabalhos de cada colaborador ajuda a organizar melhor essas tarefas e garantir que elas sejam devidamente cumpridas. Assim, é viável evitar que um funcionário fique sobrecarregado e negligencie suas funções. 

Pense estrategicamente na estrutura do local 

Quando falamos em como organizar um depósito, o layout é de extrema importância. A forma como a estrutura está definida e organizada gera um impacto enorme na agilidade, na eficiência e no controle dos itens. 

Aqui, você pode optar pela lógica que for mais conveniente. Em alguns estoques, as empresas dividem as seções de acordo com os prazos de expedição; em outros, eles dividem por tipos de produtos. 

O mais importante é seguir um padrão e organizar o layout pensando, inclusive, na movimentação dos itens a partir do momento em que entram no depósito. 

O ideal é otimizar ao máximo a movimentação e garantir que não haja congestionamento. Ou seja, pense bem nas rotas. 

Além do layout em si, a empresa deve pensar também na estrutura e nos elementos estruturais que ajudam a atender a demandas específicas. Prateleiras, vãos, porta pallets e outros itens que variam a depender do tipo de estoque. 

Equipamentos serão necessários? Não esqueça deles

É sempre bom lembrar dos equipamentos que ajudam no controle e no planejamento de estoque. 

Itens como empilhadeiras, carrinhos, paleteiras e outros ajudam nas funções operacionais, permitindo que as empresas obtenham maior eficiência e consigam acessar rapidamente toda a estrutura do depósito.

Sobretudo, essas ferramentas servem como um ótimo apoio para seus colaboradores, por conta da automação de certas tarefas. Pense em otimizar a vida deles para evitar acidentes e gargalos nas operações.

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Defina como fará o acompanhamento do inventário

O inventário do estoque é crucial também. Não esqueça de organizar seus itens e listar todos eles de acordo com as informações mais importantes para obter acurácia.

Também é fundamental definir a periodicidade desse inventário (será atualizado anualmente? Mensalmente?).

Dica bônus: como organizar um depósito? A tecnologia chegou para ajudar!

Antes de terminar, precisamos ressaltar o poder da tecnologia para auxiliar na organização e no controle de depósitos. 

O ERP, por exemplo, é uma das soluções automatizadas que registram produtos, asseguram a gestão deles em tempo real e permitem controle sobre os prazos de expedição para evitar erros.

A automação ajuda a aprimorar o trabalho humano para atender a demandas cada vez maiores com precisão.

Sobretudo, gera visibilidade e transparência sobre todos os itens, de modo a facilitar a gestão e a tomada de decisão.

Com um software ERP no controle, é possível organizar o estoque e agilizar os processos de um armazém ou centro de distribuição. 

A automação está revolucionando, inclusive, o jeito de embalar

Inclusive, a automação desempenha um papel importante na preparação dos produtos para a expedição, no picking e no packing.

Com o apoio das ferramentas tecnológicas modernas, as empresas conseguem embalar produtos de diversos tipos e tamanhos com facilidade.

É possível separar, embalar e selar itens, com o apoio de recursos como contadores de itens para montagens de kits e picking visual que ajuda a reduzir as falhas.

Se quiser aprofundar mais sobre essa questão, entenda melhor como funciona a máquina de selar embalagens industriais.

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Conclusão

Entender como organizar um depósito é crucial para melhorar os resultados na logística. Empresas que compreendem melhor o poder das tecnologias modernas conseguem agilizar prazos, entregar produtos seguros para as próximas fases e melhorar sua reputação.

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